Die Entsprechenserklärung soll über den Stand der Umsetzung der nachstehenden Empfehlungen für eine verantwortungsbewusste und nachhaltige Unternehmensführung im Sinne von Unternehmensleitung, -steuerung und -transparenz Auskunft geben. Die Beteiligungen können von den Empfehlungen abweichen, haben dies jedoch transparent zu machen und zu erläutern. In der jährlich von der Geschäftsleitung und, sofern vorhanden, gemeinsam mit dem Aufsichtsgremium abzugebenden Entsprechenserklärung ist zu bestätigen, dass den Empfehlungen des Darmstädter Beteiligungskodex im vorangegangenen Berichtszeitraum entsprochen wurde bzw. mit Begründung zu erläutern, in welchen Punkten hiervon abgewichen wurde („comply or explain“). Bei Erläuterung der Abweichung ist auch darüber zu informieren, ob künftig eine Änderung angestrebt wird. Eine begründete Abweichung von einer Kodexempfehlung kann im Interesse einer guten Unternehmensführung liegen.

Das Beteiligungsmanagement wird die Entsprechenserklärungen aller Beteiligungen, die ihm im Rahmen der jährlichen Berichterstattung für den Beteiligungsbericht von den Unternehmen zu überlassen sind, auswerten, in komprimierter Form im Beteiligungsbericht veröffentlichen und im Magistrat der Wissenschaftsstadt Darmstadt im Rahmen der Vorstellung des Beteiligungsberichts präsentieren. Die Veröffentlichung umfasst nicht solche Erläuterungen zu Abweichungen vom Kodex, die seitens der Ausstellenden einer Entsprechenserklärung in dieser als im Unternehmensinteresse geheimhaltungsbedürftig gekennzeichnet sind. Den Unternehmen wird empfohlen, auf Nachfrage die aktuelle Entsprechenserklärung sowie die Entsprechenserklärungen der zurückliegenden fünf Jahre zur Verfügung zu stellen bzw. auf ihrer Homepage – soweit eine solche vorhanden ist – zu veröffentlichen und nicht mehr aktuelle Erklärungen mindestens fünf Jahre lang auf der jeweiligen Homepage zugänglich zu halten.